Abschnitt Eins – Datenschutzrichtlinien
Universal Language Solutions Ltd, eingetragenes Unternehmen 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham, BR3 1AT.
ULS bietet Sprachübersetzungsdienste, indem spezifische Projekte im Rahmen eines auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittenen Services professionellen Übersetzern zugewiesen werden.
Bei Fragen zum Inhalt dieser Datenschutzrichtlinien und des Datenschutzhinweises oder bei Anfragen zum Zugriff auf gespeicherte Daten wenden Sie sich bitte telefonisch unter 0208 249 6464 oder per E-Mail an info@universallanguagesolutions.co.uk an den Geschäftsführer Colin Allinson.
ULS ist mit dem Aktenzeichen ZA394954 im Amt des Information Commissioners (Datenschutzbeauftragter des Vereinigten Königreichs) registriert. Verantwortlich für Datenschutz und Informationssicherheit ist der Geschäftsführer, Manitu Szerman.
UNSERE VERPFLICHTUNGEN
ULS bewertet und dokumentiert alle im Rahmen der Datenverarbeitung regelmäßig durchgeführten Aktivitäten, diejenigen, die Daten einem hohen Risiko aussetzen, sowie alle, die sensible personenbezogene Daten betreffen. Diese Aktivitäten sind durch die Rechtsgrundlagen und Sonderbedingungen gerechtfertigt, die in den Bestimmungen vorgesehen und in einem Datenschutzhinweis festgehalten sind, siehe Abschnitt Zwei dieses Dokuments. Der Datenschutzhinweis steht allen interessierten Parteien auf unserer Website universalanguagesolutions.co.uk zur Verfügung.
ZUGRIFFSRECHTE
Einzelpersonen haben das Recht, Details zu allen persönlichen Informationen anzufordern, die ULS möglicherweise über sie besitzt, sowie erweiterte Rechte in Bezug auf unsere Nutzung dieser Informationen, einschließlich:
ULS erkennt an, dass jede Person sich danach erkundigen darf, ob das Unternehmen Informationen mit ihren persönlichen Daten gespeichert hat. Auf schriftliche Anfragen in solchen Fällen antwortet ULS so schnell wie möglich, wobei es nicht länger als 30 Tage dauert, bis Kopien der gespeicherten Daten zur Verfügung gestellt werden. Das Unternehmen korrigiert auf Wunsch alle Fehler und erklärt sich bereit, Unterlagen zu löschen, wenn dies rechtlich zulässig ist.
ÜBERPRÜFUNG DER DATENSCHUTZRICHTLINIEN & DES DATENSCHUTZHINWEISES
Bei den Sitzungen des ULS-Managements und des Verwaltungsrats ist der Datenschutz ein ständiger Tagesordnungspunkt; dies beinhaltet eine Überprüfung der Datenschutz-Folgenabschätzung und der Datenschutzerklärung auf Relevanz und Genauigkeit. Die Dokumente und diese Datenschutzerklärung werden mindestens einmal jährlich vollständig überprüft.
DETAILS ZUR SICHERHEIT
Es werden alle Anstrengungen unternommen, um die von ULS erfassten personenbezogenen Daten verantwortungsbewusst und sicher zu verwalten. Zu diesem Zweck werden alle vernetzten Geräte verschlüsselt und die Daten werden passwortgeschützt auf verschlüsselten Cloud-Servern gespeichert. Unterstützt wird dies durch unseren IT-Provider Resonate Cloud Services. Auf allen mobilen Geräten wird die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet.
Das Cloud-basierte Google Drive, das für die Verwaltung von Projektdateien verwendet wird, ermöglicht einen eingeschränkten Zugriff nur für die zugewiesenen Projektmanager.
Mitarbeiter, die über Mobiltelefone auf geschäftliche Informationen, einschließlich E-Mails, zugreifen, müssen eine Sicherheitsmaßnahme mit PIN oder Fingerabdruck integrieren und sicherstellen, dass ihr Betriebssystem stets auf dem neuesten Stand ist.
Persönliche Dateien in Papierform werden in einem verschlossenen Schrank in einem verschlossenen Büro mit begrenzten Schlüsselbeständen aufbewahrt. Der Zugang zum Gebäude wird durch eine Rezeption verwaltet.
BREACH RESPONSE – KRISENMANAGEMENT BEI DATENPANNEN
Bei einer Datenpanne, wie z. B. bei Einbruch, Verlust oder Diebstahl eines Laptops oder Smartphones, werden alle Mitarbeiter und derzeitigen Kunden umgehend informiert. Besteht ein ernsthaftes Risiko, dass persönliche Daten missbraucht werden, werden alle Kontaktpersonen informiert und der Vorfall wird innerhalb von drei Tagen nach Entdeckung des Verstoßes beim Amt des Information Commissioners (ICO, Datenschutzbeauftragter des Vereinigten Königreichs) gemeldet; ULS holt dann vom ICO Anweisungen für das weitere Vorgehen ein.
ABSCHNITT ZWEI – DATENSCHUTZHINWEIS
Alle Dokumente bleiben Eigentum und geistiges Eigentum des Auftraggebers.
ERKLÄRUNGEN ZUR VERARBEITUNGSTÄTIGKEIT
TÄTIGKEIT
Zweck/Begründung – Rechtsgrundlage/Sonderbedingung
ÜBERSETZUNGSDIENSTE
DATEIÜBERGABE
Empfang und Rückgabe der zu übersetzenden und übersetzten Dokumente: Bevorzugt wird die Nutzung des Cloud-basierten Google Drive; einige Kunden bevorzugen den E-Mail-Austausch, welcher auf Wunsch erfolgt – Vertrag.
ÜBERPRÜFUNG
Überprüfung und Bewertung der Übersetzung durch einen adäquaten Linguisten – Vertrag
DATENAUFBEREITUNG
Falls erforderlich, werden die zu übersetzenden Dokumente in ein anderes Format konvertiert, bevor sie an den Linguisten gesendet werden – Vertrag
INSIGHTLY CRM-SOFTWARE
AUFTRAGSVERLAUF
Asservierung von früheren Übersetzungen zur Optimierung zukünftiger Dienste – Legitime Interessen
KUNDENDATENSATZ
Speicherung der grundlegenden Kontaktdaten für die Erbringung von Dienstleistungen – Vertrag
ALLGEMEINE KONTAKTE
DATENBANK MIT KONTAKTINFORMATIONEN VON UNTERNEHMEN
Geschäftskontakte aus Networking und Empfehlungen zur Förderung von ULS – Legitime Interessen
WEBSITE
Cookies sind Textdateien, die von der Website erzeugt und auf dem Computer des Benutzers teilweise zu Marketingzwecken und zur Lead-Generierung gespeichert werden – Legitime Interessen
E-MAIL-KAMPAGNEN
ULS nutzt Mailchimp, eine Online-Marketing-Plattform und ein E-Mail-Marketing-Unternehmen, um E-Mails zu Marketingzwecken zu versenden – Legitime Interessen
GESCHÄFT
AKKREDITIERUNG
ULS legt Nachweise über die Aktivitäten und die verantwortlichen Personen im Antrags- und Auditverfahren für die Zertifizierung nach ISO 9001 beim Institute of Translation & Interpreting und Chartered Institute of Linguists vor – Legitime Interessen
MITARBEITER*INNEN
ABWESENHEITSÜBERWACHUNG UND BEURTEILUNGEN
Zur Überwachung von Leistung sowie von Abwesenheit aufgrund von Krankheit und Urlaub – Legitime Interessen
PERSONALWESEN, BERATER
Gelegentliche Einbeziehung von QBH Solutions zum Zweck der Konsultation von Personalunterlagen, wie z. B. Arbeitsverträgen, und zur Unterstützung bei der Lösung von Disziplinar- und Beschwerdefragen – Legitime Interessen
GEHALTSABRECHNUNG VON DRITTEN
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird von einer Drittpartei, Aims Accountancy, durchgeführt, da ULS dafür intern keine Ressourcen zur Verfügung stehen – Legitime Interessen / Sonderbedingung B Rechtskonformität
BESCHÄFTIGUNGSUNTERLAGEN
Aufbewahrung von Bewerbung und Vertrag, ggf. Kopien von Ausweisen und Qualifikationen – Gesetzliche Verpflichtung / Sonderbedingung B Rechtskonformität
BEVORZUGTE LINGUISTEN*
Aufbewahrung von Ausweiskopie, Lebenslauf und Qualifikationen, Kontaktinformationen und ggf. Wohnsitzland – Rechtliche Verpflichtung / Sonderbedingung B Rechtskonformität
UNFALLREGISTER
Aufbewahrung von Aufzeichnungen über Arbeitsunfälle – Gesetzliche Verpflichtung / Sonderbedingung B Rechtskonformität
GETEILTE DATEN/DATENKONTROLLE
Daten werden nur an die direkt am Projekt beteiligten Lieferanten (z.B. Übersetzer/Linguisten) weitergegeben. Alle Lieferanten sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, wie es in den Bedingungen unserer Lieferanten Vereinbarung festgelegt ist.
Der “Data Controller” ist der Kunde. ULS agiert als Datenverarbeiter und beansprucht keine Kontrolle über die vom Kunden gelieferten Daten. Der Kunde kann sich das Recht vorbehalten, dass ULS Daten nach seinem Wunsch löscht oder zurückgibt.
*Bei einigen Übersetzungsprojekten verlangt der Kunde die Identität des Linguisten, diese wird über das sichere Cloud-basierte System weitergegeben.
Kontrolle von Aufzeichnungen
| Was | Wie | Wo | Wie lange | Vernichtung |
| Kostenvoranschläge | Google Drive E-Mail / Server | 2 Jahre | Dauerhafte Löschung | |
| Google Drive E-Mail / Server | Anleitung bei Codes | Dauerhafte Löschung | ||
| Übersetzungsdateien | Ausdruck | Verschlossener Schrank | 1 Jahre | Geschreddert |
| SoftcopyCDsUSBs | Verschlossener SchrankEmail / server | 2 Jahre | Gelöscht auf Wunsch des Kunden | |
| Outlook-Adressbuch | Online | Sicheres Konto | Unbefristet | |
| Aufzeichnungen von Mitarbeiter*innen | Ausdrucke & gescannte Dateien | Server / Büro | 3 Jahre | Dauerhafte Löschung / Geschreddert |
| Unfallverzeichnis | Buch | Büro | 7 Jahre | Geschreddert |
| Rechnungen | Elektronisch erstellt & ausgedruckt | Server / Büro | 7 Jahre | Dauerhafte Löschung / Geschreddert |
Looking for an experienced translation company to handle your next translation project? We can help! Find out more about our premier services by calling us at +44 (0)20 3940 3255. You can also email us at info@universallanguagesolutions.co.uk. To get an estimate for our services, please complete our free quote form to get an instant quote.
Die Welt mag klein sein, aber effektiv auf dem globalen Markt zu kommunizieren ist eine große Herausforderung.
Universal Language Solutions ist das Unternehmen erster Wahl für einige der bekanntesten Marken weltweit, die darauf vertrauen, dass wir ihre Übersetzungs- und Dolmetscherbedürfnisse erfüllen.
Wir kombinieren die neueste Technologie mit dem Können unserer professionellen Linguisten und bieten so ein umfassendes Angebot kosteneffektiver Dienstleistungen in über 140 verschiedenen Sprachen, mit der Fähigkeit, Aufträge schnell abzuwickeln, um Ihre Fristen einzuhalten.
Wir möchten Sie unterstützen - also nehmen Sie Kontakt auf, um eine kostenlose und freundliche Beratung zu erhalten.
How do you charge for translations? +
We charge a “per word” rate. The rate per word depends on the language combination, complexity of the subject matter and the turnaround time you require.
How do I count the words in my document? +
Doing a word count can be tricky, especially if your document contains pictures with embedded text or you have a PDF. The easiest way to get a word count is to send us all of your documents and let us do the word count for you. We have advanced OCR (Optical Character Recognition) programs that can do word counts on any document or image and in any language, including Asian and Middle Eastern languages. Alternatively, if you’re working from a Word for Windows document that contains only text, Microsoft Word 2007 shows the word count in the lower left-hand side of the application.
How long will it take to translate my document? +
We endeavour always to meet our client deadlines. For very large projects we will assign as many translators as required to ensure the deadline is met.
What method should I use to send my documents, and how do you send them back? +
The best way to send the document(s) is to email us a copy of your document, or to upload it using our free quotation form. Alternatively you can send your document by fax or a photocopy by post. We are able to receive both PC and Mac formats, although our staff and administrators mostly use PC-based systems. We can send you your completed translations in any format and by any method you require.
Why an online translation service? +
Quite simply to save you time and money! Who has the time nowadays to carry documents up and down the UK for a translation? It is obviously much more comfortable to upload a document or email it as an attachment without leaving your home or office.
Can I deliver/collect the documents in person? +
We offer online translation services, but on rare occasions where a document is extremely urgent some clients do come in person to collect their material. However, it is much more practical to deliver documents using our website or by email, or post, where these options are viable.
How much do I have to pay extra for the translation to be posted to my address? +
The answer is short: Nothing at all. The cost of sending the translation by First Class Royal Mail is included in the price of service. In special cases, for a £15 surcharge we can use the Royal Mail Special Delivery service, whereby the delivery is guaranteed on the next working day after posting.
Who performs the translation? +
We use our in-house translators who specialise in western European languages. For any other combinations we have a team of high quality, certified, freelance translators with impeccable credentials and extensive experience. They are responsive, talented, trustworthy and 100% committed professionals with whom we have built and established a solid working relationship over time.
How do you ensure your translations are accurate? +
All Universal Language Solutions Ltd translations are accurate. We have designed our quality control system to allow each team member to perform their functions in real time, supporting each other’s specialised functions, checking each other’s work, sharing terminology databases and research. Continuous process improvements are built in. Our project management system adapts to the needs of any project, bringing in different and complementary skill sets as required.
How do you enforce confidentiality? +
We recognise that legal translations require absolute confidentiality. Every team member who handles your document signs (1) an in-house corporate non-disclosure agreement, and (2) a project-by-project confidentiality agreement. Our project management system allows us to control exactly who has access to your documents, and levels of access are adjusted according to the role of the authorised team member.
Is a more expensive translation necessarily a better one? +
In this industry, as in many others, it is usually true that you get what you pay for. When hiring a reputable company (like Universal Language Solutions Ltd) for a translation project, you are paying for their extensive resources and experience. If you care about the quality of your project, you should care about the quality of the translation. A poorly-executed translation will do more than just confuse its intended recipients, it might also destroy your professional reputation.
Sworn or certified translations? +
Yes. Universal In the UK, the sworn translation is purely theoretical whereas it is typically the principal term used overseas for official translations. The UK equivalent is simply referred to as a ‘Certified Translation’ and this is what the main UK authorities and institutions will require as part of an application.
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