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POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES & POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Section Un – Politique de Protection des Données

Universal Language Solutions Ltd, Société immatriculée 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham. BR3 1AT.

ULS fournit des services de traduction en assignant ses traducteurs professionnels à des projets pour des services sur-mesure, adaptés aux exigences y afférentes.

Pour toute demande concernant le contenu du présent document et de la Politique de confidentialité, ou toute demande d’accès aux données détenues, veuillez contacter Colin Allinson, Directeur Général au +44 (0)208 249 6464, ou sur info@universallanguagesolutions.co.uk

ULS est enregistrée auprès du Bureau du Commissaire à l’information (Information Commissioner’s Office, ICO), sous la référence ZA394954. La personne responsable de la Protection des Données et de la Sécurité de l’Information est le Directeur Général, Manitu Szerman.

COMPRENDRE NOS OBLIGATIONS

ULS a vérifié et documenté toutes les activités de traitement réalisées de façon régulière exposant les données et données sensibles à un risque élevé. Ces activités ont été justifiées conformément au cadre juridique et aux dispositions spéciales de la règlementation en vigueur et décrites dans notre Politique de Confidentialité, voir la Section Deux du présent document. La Politique de Confidentialité est accessible à toutes les Parties intéressées sur notre site internet : universallanguagesolutions.co.uk

DROITS D’ACCÈS DES PERSONNES CONCERNÉES À LEURS DONNÉES PERSONNELLES

Tout individu a le droit de demander le détail de toute information personnelle qu’ULS peut détenir sur lui/elle et a des droits supplémentaires concernant l’utilisation que nous faisons de ces informations, notamment :

  1. Le droit de demander une rectification d’une information inexacte ou obsolète.
  2. Le droit à l’effacement de vos informations (aussi appelé « droit à l’oubli »)
  3. Le droit de restreindre la façon dont nous traitons et utilisons vos informations.
  4. Le droit de demander à ce que vos données vous soient remises dans un format sûr et adéquate afin de les réutiliser (aussi appelé « droit à la portabilité »)

ULS reconnait que tout individu peut demander si des informations contenant des données personnelles le/la concernant, sont détenues. ULS répondra par écrit à cette demande dès que possible, et remettra les copies de toutes les données détenues dans un délai de 30 jours maximum. La société doit corriger toute erreur sur demande et accepte de supprimer les données enregistrées lorsque le cadre juridique l’autorise.

RÉVISION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES ET DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La Protection des Données est un point permanent à l’ordre du jour de la Réunion de revue de direction et de la Réunion du Conseil d’Administration d’ULS, ceci inclut un examen de la pertinence et de l’exactitude de l’Analyse d’impact relative à la protection des données et de la Politique de confidentialité. Lesdits documents et la politique en question, doivent être intégralement réexaminés au moins une fois par an.

SÉCURITÉ

Tous les efforts nécessaires sont consentis afin de gérer les données personnelles détenues par ULS de façon responsable et sûre. À cet effet, tout équipement fonctionnant en réseau est crypté et protégé par un mot de passe et son contenu est sauvegardé sur des serveurs Cloud cryptés. Ce système est assuré par notre prestataire informatique : Resonate Cloud Services. L’Authentification à deux facteurs est utilisée sur tous les appareils portables.

Le service dématérialisé Google Drive utilisé pour la Gestion des dossiers projets, permet un accès restreint aux seuls Chefs de projets désignés.

Les membres du personnel utilisant leur téléphone portable pour accéder à des informations professionnelles, tels que leurs e-mail, doivent ajouter un code PIN ou un déverrouillage par empreinte digitale et s’assurer de télécharger les mises à jour de leur système d’exploitation dès qu’elles sont disponibles.

Les dossiers papiers du personnel sont stockés dans des armoires verrouillées, se trouvant dans un bureau fermé à clé, avec un nombre limité de personnes détenant les clés dudit bureau. L’accès au bâtiment est géré par le personnel d’accueil.

RÉACTION EN CAS D’INFRACTION

En cas d’infraction, telle qu’un cambriolage, une perte ou un vol d’ordinateur portable ou d’un téléphone, l’ensemble du personnel et des clients actuels seront avertis. S’il existe un risque élevé d’utilisation abusive des données personnelles, l’ensemble des contacts en sera informé et l’incident sera rapporté au Bureau du Commissaire à l’Information (Information Commissioner’s Office, ICO) dans les trois jours suivant la découverte de l’infraction et ULS suivra les directives de l’ICO.

SECTION DEUX – POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Tous les documents restent la propriété et la propriété intellectuelle du client.

GESTION DES DÉCLARATIONS D’ACTIVITÉ

ACTIVITÉ

Objectifs/justification – Cadre juridique / Disposition spéciale

SERVICES DE TRADUCTION

ENVOI DE FICHIER

La méthode privilégiée pour la réception et la livraison de dossiers de traduction est l’utilisation du service dématérialisé Google Drive, néanmoins, certains clients préfèrent procéder par échange d’e-mails et cette méthode peut être utilisée sur demande – Contrat

RÉVISION DE DOCUMENT

La révision et l’examen d’une traduction nécessitent le choix d’un linguiste adapté – Contrat

PRÉPARATION DE DOCUMENT

Si nécessaire, les documents à traduire sont convertis dans un autre format avant d’être envoyés au Linguiste – Contrat

LOGICIEL CRM INSIGHTLY

HISTORIQUE DE COMMANDE

Conservation des services de traduction réalisés pour optimiser le service client dans le futur – Intérêts légitimes

DOSSIER CLIENT

Conservation des informations de contact basiques pour la prestation de services – Contrat

CONTACTS

BASE DE DONNÉES DE CONTACT POUR LES ENTREPRISES

Conservation des contacts professionnels de réseau et comme références pour la promotion d’ULS – Intérêts Légitimes

SITE INTERNET

Les cookies sont des fichiers texte générés par le site internet et stockés partiellement sur l’ordinateur de l’utilisateur à des fins marketing et pour la génération de leads – Intérêts Légitimes

CAMPAGNES D’EMAILING

Mailchimp, une entreprise spécialisée dans le marketing par email et une plateforme de marketing en ligne, est utilisée pour envoyer des e-mails pour le compte d’ULS à des fins marketing – Intérêts Légitimes

ENTREPRISE

CERTIFICATION

Des preuves de l’activité d’ULS et de ses responsables sont fournies dans la procédure de demande et de vérification pour la certification ISO 9001, l’Institute of Translation & Interpreting et le Chartered Institute of Linguists – Intérêts Légitimes

PERSONNEL

CONTRÔLE DES ABSENCES ET ÉVALUATIONS

Pour superviser la performance, les congés maladie et les vacances – Intérêts Légitimes

CONSULTANT POUR LES QUESTIONS RH

Consultation occasionnelle de QBH Solutions sur des Documents RH tels que les contrats de travail et pour une assistance en matière de résolution des griefs et des problèmes disciplinaires – Intérêts Légitimes

GESTION EXTERNE DE LA PAIE

La paie est gérée par un organisme externe, Aims Accountancy, la ressource pour ce service n’étant pas encore disponible en interne – Intérêts Légitimes / Disposition spéciale B conformité juridique

DOSSIERS D’EMBAUCHE

Conservation des formulaires de candidature, contrats, copies de pièces d’identité et des diplômes, le cas échéant – Obligation légale / Disposition spéciale B conformité juridique

LINGUISTES PRIVILÉGIÉS*

Conservation des copies de pièces d’identité, CV et diplômes, des informations de contact et du pays de résidence, le cas échéant – Obligation légale / Disposition spéciale B conformité juridique

DOSSIERS ACCIDENT

Conservation des registres des accidents du travail – Obligation légale / Disposition spéciale B conformité juridique

DONNEES PARTAGEES / CONTROLE DES DONNEES

Les données ne seront partagées qu’avec le/les fournisseur(s) directement impliqué(s) dans le projet (c’est-à-dire les linguistes / traducteurs).
Tous les fournisseurs sont tenus à la confidentialité totale, comme stipulé dans les termes de notre Accord de Fournisseur.

Le «responsable du traitement» est le client. ULS agit en tant que sous-traitant et ne revendique pas le contrôle des données fournies par les clients. Les clients peuvent se réserver le droit de demander à ULS de supprimer ou de renvoyer des données à leur guise.

*Pour certains projets de traduction, le client demande à connaître l’identité du Linguiste, qui est alors partagée via notre système sécurisé basé sur le Cloud.

Contrôle des Dossiers

QuoiCommentCombien de tempsMode de destruction
DevisE-mailGoogle Drive E-mail / Serveur2 ansSupprimés de façon permanente
 E-mailGoogle Drive E-mail / ServeurDirective du codeSupprimés de façon permanente
Dossiers de traductionCopie papierArmoire verrouillée1 anDéchiquetés
 Copie électroniqueCDsUSBArmoire verrouilléeE-mail / Serveur2 ansSupprimé à la demande des clients
Carnet d’adresses OutlookEn ligneCompte sécuriséIndéfini 
Dossiers du personnelDossiers papier et documents scannésServeur / Bureau3 ansSupprimés de façon permanente / Déchiquetés
Registre des AccidentsLivreBureau7 ansDéchiquetés
FacturesÉtablies sur ordinateur et impriméesServeur / Bureau7 ansSupprimées de façon permanente / Déchiquetées

Find out more about us

Looking for an experienced translation company to handle your next translation project? We can help! Find out more about our premier services by calling us at +44 (0)20 3940 3255. You can also email us at info@universallanguagesolutions.co.uk. To get an estimate for our services, please complete our free quote form to get an instant quote.

Traductions de qualité


Notre équipe se compose à la fois de professionnels salariés et de linguistes indépendants qui ont tous des certifications d'experts et sont parfaitement formés et compétents dans leurs domaines d'expertise.

Délais de production


En tant qu'un des principaux prestataires de services de traduction à l'international, notre expertise et notre capacité à fournir des réponses rapides et de qualité sont très demandées dans le monde.

Des prix compétitifs


Notre gamme de services complète et notre expertise nous permettent de vous proposer des services de traduction rapides, efficaces et sur-mesure sur le marché britannique et à l'international.


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Translation services you can trust

HIGHLY SKILLED AND ACCREDITED LINGUISTS OFFERING TRANSLATION SERVICES IN OVER 140 LANGUAGES

OUR CLIENTS

Translation Company

WELCOME

- WHO ARE WE? -

Le monde est petit mais communiquer efficacement sur le marché international est un grand défi.

Universal Language Solutions travaille pour certaines des marques les plus connues au monde. Ces sociétés nous font confiance pour satisfaire leurs besoins en traduction et en interprétation.

En associant les dernières technologies aux compétences de nos linguistes professionnels, nous offrons une gamme complète de services très abordables dans plus de 140 langues tout en assurant des délais de production très rapides pour respecter les délais de livraison.

La qualité se passe de traduction. Nos traducteurs et interprètes expérimentés font preuve de la plus grande attention pour vous fournir des traductions fiables et sur-mesure.


GOT A QUESTION? WE HAVE THE ANSWERS

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

How do you charge for translations? +

We charge a “per word” rate. The rate per word depends on the language combination, complexity of the subject matter and the turnaround time you require.

How do I count the words in my document? +

Doing a word count can be tricky, especially if your document contains pictures with embedded text or you have a PDF. The easiest way to get a word count is to send us all of your documents and let us do the word count for you. We have advanced OCR (Optical Character Recognition) programs that can do word counts on any document or image and in any language, including Asian and Middle Eastern languages. Alternatively, if you’re working from a Word for Windows document that contains only text, Microsoft Word 2007 shows the word count in the lower left-hand side of the application.

How long will it take to translate my document? +

We endeavour always to meet our client deadlines. For very large projects we will assign as many translators as required to ensure the deadline is met.

What method should I use to send my documents, and how do you send them back? +

The best way to send the document(s) is to email us a copy of your document, or to upload it using our free quotation form. Alternatively you can send your document by fax or a photocopy by post. We are able to receive both PC and Mac formats, although our staff and administrators mostly use PC-based systems. We can send you your completed translations in any format and by any method you require.

Why an online translation service? +

Quite simply to save you time and money! Who has the time nowadays to carry documents up and down the UK for a translation? It is obviously much more comfortable to upload a document or email it as an attachment without leaving your home or office.

Can I deliver/collect the documents in person? +

We offer online translation services, but on rare occasions where a document is extremely urgent some clients do come in person to collect their material. However, it is much more practical to deliver documents using our website or by email, or post, where these options are viable.

How much do I have to pay extra for the translation to be posted to my address? +

The answer is short: Nothing at all. The cost of sending the translation by First Class Royal Mail is included in the price of service. In special cases, for a £15 surcharge we can use the Royal Mail Special Delivery service, whereby the delivery is guaranteed on the next working day after posting.

Who performs the translation? +

We use our in-house translators who specialise in western European languages. For any other combinations we have a team of high quality, certified, freelance translators with impeccable credentials and extensive experience. They are responsive, talented, trustworthy and 100% committed professionals with whom we have built and established a solid working relationship over time.

How do you ensure your translations are accurate? +

All Universal Language Solutions Ltd translations are accurate. We have designed our quality control system to allow each team member to perform their functions in real time, supporting each other’s specialised functions, checking each other’s work, sharing terminology databases and research. Continuous process improvements are built in. Our project management system adapts to the needs of any project, bringing in different and complementary skill sets as required.

How do you enforce confidentiality? +

We recognise that legal translations require absolute confidentiality. Every team member who handles your document signs (1) an in-house corporate non-disclosure agreement, and (2) a project-by-project confidentiality agreement. Our project management system allows us to control exactly who has access to your documents, and levels of access are adjusted according to the role of the authorised team member.

Is a more expensive translation necessarily a better one? +

In this industry, as in many others, it is usually true that you get what you pay for. When hiring a reputable company (like Universal Language Solutions Ltd) for a translation project, you are paying for their extensive resources and experience. If you care about the quality of your project, you should care about the quality of the translation. A poorly-executed translation will do more than just confuse its intended recipients, it might also destroy your professional reputation.

Sworn or certified translations? +

Yes. Universal In the UK, the sworn translation is purely theoretical whereas it is typically the principal term used overseas for official translations. The UK equivalent is simply referred to as a ‘Certified Translation’ and this is what the main UK authorities and institutions will require as part of an application.

WHY OUR CUSTOMERS LOVE US!

We've worked with Universal Language Solutions on a number of web projects for the last few years now and have no hesitation in recommending them to supply fast and accurate translations across multi-languages. Offering a friendly and professional service they are a pleasure to work with.

Michael Lopatis, Senior Store Manager, Universal Music (Digital Stores)

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John Paterson, General Manager, drpawpaw.com

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Naeem Darr, Manager, MDUK Media

We've been working with Universal Language Solutions for a couple of years now and the company always provides perfect translations, quickly and efficiently. I would certainly recommend and will continue recommending Universal Language Solutions.

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Laura Price, International PR & Marketing, Americana International Ltd.

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Diogo Brehsan, Legal Adviser, LB Consultants Ltd. - London

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Ole Henriksen, CEO, Buildpod International Ltd., Guernsey

We have used Universal Language Solutions’s translation services for several years. They provide a good service at very competitive rates. They are very efficient and reliable. I would certainly recommend this company’s services.

Livia Suassuna, Director, Martins Costa Immigration, London

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