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POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y AVISO DE PRIVACIDAD

Sección uno – Política de protección de datos

Universal Language Solutions Ltd, Compañía Registrada 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham. BR3 1AT.

ULS proporciona servicios de traducción de idiomas al poner en contacto a sus traductores profesionales con proyectos en un servicio a medida adaptado a las necesidades.

Para cualquier consulta relativa al contenido de este Documento de política y Aviso de privacidad, o cualquier solicitud de acceso a los datos que se encuentran en su poder, póngase en contacto con Colin Allinson, Director General en el +44 (0)208 249 6464, o info@universallanguagesolutions.co.uk.

ULS está registrada en la Oficina del Comisionado de Información, referencia ZA394954. La persona responsable de la Protección de Datos y Seguridad de la Información es el Director General, Manitu Szerman.

CONOCIMIENTO DE NUESTRAS OBLIGACIONES

ULS ha evaluado y documentado todas las actividades de procesamiento realizadas regularmente, las que exponen los datos a un alto riesgo y cualquier dato personal sensible. Estas actividades han sido justificadas utilizando las Bases legales y las Condiciones especiales previstas en el Reglamento y escritas en un Aviso de privacidad, por favor vea la Sección Dos de este documento. El Aviso de privacidad está disponible para todas las Partes Interesadas en nuestro sitio web, universallanguagesolutions.co.uk

DERECHOS DE ACCESO DEL INTERESADO

Los individuos tienen el derecho de solicitar detalles de cualquier información personal que ULS pueda tener sobre usted, y usted tiene mayores derechos con respecto a nuestro uso de esa información, incluyendo;

  1. El derecho a solicitar la rectificación de la información que sea inexacta o desactualizada.
  2. El derecho a la eliminación de su información (también conocido como “el derecho al olvido”).
  3. El derecho a restringir la forma en que tratamos y usamos su información.
  4. El derecho a solicitar que se le proporcione su información en un formato seguro y adecuado para su reutilización (también conocido como “el derecho a la portabilidad”).

ULS reconoce que cualquier persona puede preguntar si se tiene alguna información que contenga sus datos personales. ULS responderá a las solicitudes por escrito tan pronto como sea posible, sin emplear más de 30 días para proporcionar copias de cualquier dato que se mantenga. La empresa corregirá cualquier error si se le solicita y se compromete a eliminar los registros cuando esto se permita en virtud de la Base jurídica.

REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y DEL AVISO DE PRIVACIDAD

La protección de datos es un punto permanente del orden del día de la Junta de evaluación de la gestión de ULS y de la reunión del Consejo de Administración; esto incluye un examen de la evaluación del impacto de la protección de datos y de la notificación de privacidad para comprobar su pertinencia y exactitud. Los documentos, y este documento que contiene la política, se revisarán en su totalidad al menos una vez al año.

DETALLES DE SEGURIDAD

Hacemos todo lo posible para gestionar la información personal que tiene ULS de manera responsable y segura. Con este fin, todo el equipo de la red está encriptado y protegido por contraseña, almacenado en servidores de nube cifrados. Esto está respaldado por nuestro proveedor de TI, Resonate Cloud Services. Se utiliza la autenticación de dos factores en todos los dispositivos móviles.

Se usa Google Drive basado en la nube para la gestión de archivos de proyectos y permite un acceso restringido sólo a los directores de proyectos asignados.

Al personal que utiliza los teléfonos móviles para acceder a la información empresarial, incluidos los correos electrónicos, se le pide que añada un PIN o una huella dactilar de seguridad, y que se asegure de descargar las actualizaciones del sistema operativo cuando estén disponibles.

Los archivos del personal en papel se guardan en un armario cerrado en una oficina con acceso limitado a la llave. El acceso al edificio está gestionado por una recepción atendida.

RESPUESTA ANTE UNA INFRACCIÓN

En caso de una infracción, como un robo, pérdida o hurto de un ordenador portátil o un teléfono, se informará a todo el personal y a los clientes actuales. Si existe un riesgo grave de que se haga un mal uso de los datos personales, se informará a todos los contactos y se comunicará el incidente a la Autoridad británica de protección de datos (ICO, Information Commissioner’s Office) en un plazo de tres días a partir del momento en que se tiene conocimiento de la infracción; entonces, ULS recibirá orientación de la ICO sobre las medidas que deben adoptarse.

SECCIÓN DOS – AVISO DE PRIVACIDAD

Todos los documentos son propiedad material e intelectual del cliente.

PROCESAMIENTO DE DECLARACIONES DE ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

Propósito/justificación – Base legal / Condición especial

SERVICIOS DE TRADUCCIÓN

TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS

Para la recepción y devolución de los documentos del archivo de traducción, el método preferido es usar Google Drive basado en la nube, aunque algunos clientes prefieren un intercambio de correo electrónico y este se utiliza cuando se solicita: Contrato

REVISIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión y evaluación de la traducción necesaria para nombrar un lingüista adecuado: Contrato

INGENIERÍA DE ARCHIVOS

En caso de ser necesario, los documentos de traducción se convierten a un formato alternativo antes de enviarlos al lingüista: Contrato

SOFTWARE DE CRM INTUITIVO

HISTORIAL DE PEDIDOS

Conservación de los servicios de traducción anteriores para optimizar el futuro servicio al cliente: Intereses legítimos

REGISTRO DE CLIENTES

Conservación de los datos básicos de contacto para la prestación de servicios: Contrato

 

 

 

CONTACTOS GENERALES

BASE DE DATOS DE INFORMACIÓN DE CONTACTO PARA EMPRESAS

Contactos de negocios derivados de redes de contacto y referencias para la promoción de ULS: Intereses Legítimos

SITIO WEB

Las cookies son archivos de texto generados por el sitio web y almacenados en el ordenador del usuario, en parte con fines de marketing y de generación de clientes potenciales: Intereses legítimos

CAMPAÑAS DE CORREO ELECTRÓNICO

Mailchimp, una plataforma de marketing en línea y una empresa de marketing por correo electrónico, se utiliza para enviar correos electrónicos en nombre de ULS con fines de marketing: Intereses legítimos

NEGOCIOS

ACREDITACIÓN

Se proporcionan pruebas de las actividades de ULS y de las personas responsables en el proceso de solicitud y auditoría para la certificación según la norma ISO 9001, ISO 9001, Instituto de Traducción e Interpretación e Instituto Colegiado de Lingüistas: Intereses legítimos

PERSONAL

SUPERVISIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS AUSENCIAS

Para controlar el desempeño, las ausencias por vacaciones y enfermedad: Intereses legítimos

ASUNTOS DE RR. HH., CONSULTOR

La remisión ocasional a QBH Solutions con el fin de consultar documentos de recursos humanos, como contratos laborales, y para recibir asistencia en la resolución de cuestiones disciplinarias y quejas: Intereses legítimos

NÓMINA DE TERCEROS

La nómina es administrada por un tercero, Aims Accountancy, ya que el recurso para ello aún no está disponible internamente: Intereses legítimos / Condición especial B Cumplimiento legal

REGISTROS DE EMPLEO

Conservación del formulario de solicitud y del contrato, copias de la identificación y las calificaciones cuando corresponda: Obligación legal / Condición especial B Cumplimiento legal

LINGÜISTAS PREFERIDOS*

Conservación de copias de identificación, CV y calificaciones, información de contacto y país de residencia cuando corresponda: Obligación legal / Condición especial B Cumplimiento legal

REGISTROS DE ACCIDENTES

Conservación de los registros de accidentes de trabajo: Obligación legal / Condición especial B Cumplimiento legal

DATOS COMPARTIDOS / CONTROL DE DATOS

Los datos sólo se compartirán con los proveedores directamente implicados en el proyecto (es decir, traductores / lingüistas). Todos los proveedores están obligados a mantener la plena confidencialidad, tal y como se estipula en los términos de nuestro Acuerdo de Proveedor.

El “controlador de datos” es el cliente. ULS actúa como procesador de datos y no reclama el control de los datos suministrados por los clientes. Los clientes pueden reservarse el derecho a que ULS elimine o devuelva los datos que deseen.

*Para algunos proyectos de traducción, el cliente solicita la identidad del lingüista, esta se comparte a través del sistema seguro basado en la nube.

Control de registros

Que Cómo Donde ¿Cuánto tiempo Destrucción
Cotizaciones Correo electrónico Google Drive Correo electrónico / servidor 2 años Borrado permanente
Correo electrónico Google Drive Correo electrónico / servidor Orientación del código Borrado permanente
Archivos de traducción Copia impresa Cajón cerrado 1 año Triturado
Copia electrónica

CD y

USB

Cajón cerrado

Correo electrónico / servidor

2 años Eliminado a petición de los clientes
Agenda de direcciones de Outlook En línea Cuenta segura Indefinido
Registros de empleados Archivos en papel y escaneados Servidor / Oficina 3 años Borrado permanente / Triturado
Libro de accidentes Libro Oficina 7 años Triturado
Facturas Levantado electrónicamente e impreso Servidor / Oficina 7 años Borrado permanente / Triturado

Find out more about us

Looking for an experienced translation company to handle your next translation project? We can help! Find out more about our premier services by calling us at +44 (0)20 3940 3255. You can also email us at info@universallanguagesolutions.co.uk. To get an estimate for our services, please complete our free quote form to get an instant quote.

Calidad


Nuestro equipo está integrado por lingüistas profesionales tanto empleados en plantilla como independientes con credenciales, todos ellos bien capacitados y altamente cualificados en su profesión.

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Como proveedor global líder de servicios de traducción, nuestra experiencia y capacidad de proporcionar una respuesta rápida de alta calidad tiene una alta demanda en todo el mundo.

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Nuestra gama de servicios es tan amplia como nuestra experiencia en la prestación de servicios de traducción rápidos, eficientes y a medida en el Reino Unido y en los mercados internacionales.


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HIGHLY SKILLED AND ACCREDITED LINGUISTS OFFERING TRANSLATION SERVICES IN OVER 140 LANGUAGES

OUR CLIENTS

Translation Company

WELCOME

- WHO ARE WE? -

Aunque el mundo sea pequeño, comunicarse de manera efectiva en un mercado global representa un gran reto.

Universal Language Solutions es la compañía de preferencia de algunas de las marcas más conocidas del mundo que han confiado en nosotros para atender a sus necesidades de traducción e interpretación.

Aunamos la última tecnología y las capacidades de nuestros lingüistas profesionales para ofrecer una gama completa de servicios económicos en más de 140 idiomas diferentes, con la capacidad de entregar el trabajo rápidamente para cumplir con su plazo.

Algo que no necesita traducción es la calidad. Estamos para ayudarle, comuníquese con nosotros para brindarle nuestra asesoría gratuita y una amable atención.


GOT A QUESTION? WE HAVE THE ANSWERS

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

How do you charge for translations? +

We charge a “per word” rate. The rate per word depends on the language combination, complexity of the subject matter and the turnaround time you require.

How do I count the words in my document? +

Doing a word count can be tricky, especially if your document contains pictures with embedded text or you have a PDF. The easiest way to get a word count is to send us all of your documents and let us do the word count for you. We have advanced OCR (Optical Character Recognition) programs that can do word counts on any document or image and in any language, including Asian and Middle Eastern languages. Alternatively, if you’re working from a Word for Windows document that contains only text, Microsoft Word 2007 shows the word count in the lower left-hand side of the application.

How long will it take to translate my document? +

We endeavour always to meet our client deadlines. For very large projects we will assign as many translators as required to ensure the deadline is met.

What method should I use to send my documents, and how do you send them back? +

The best way to send the document(s) is to email us a copy of your document, or to upload it using our free quotation form. Alternatively you can send your document by fax or a photocopy by post. We are able to receive both PC and Mac formats, although our staff and administrators mostly use PC-based systems. We can send you your completed translations in any format and by any method you require.

Why an online translation service? +

Quite simply to save you time and money! Who has the time nowadays to carry documents up and down the UK for a translation? It is obviously much more comfortable to upload a document or email it as an attachment without leaving your home or office.

Can I deliver/collect the documents in person? +

We offer online translation services, but on rare occasions where a document is extremely urgent some clients do come in person to collect their material. However, it is much more practical to deliver documents using our website or by email, or post, where these options are viable.

How much do I have to pay extra for the translation to be posted to my address? +

The answer is short: Nothing at all. The cost of sending the translation by First Class Royal Mail is included in the price of service. In special cases, for a £15 surcharge we can use the Royal Mail Special Delivery service, whereby the delivery is guaranteed on the next working day after posting.

Who performs the translation? +

We use our in-house translators who specialise in western European languages. For any other combinations we have a team of high quality, certified, freelance translators with impeccable credentials and extensive experience. They are responsive, talented, trustworthy and 100% committed professionals with whom we have built and established a solid working relationship over time.

How do you ensure your translations are accurate? +

All Universal Language Solutions Ltd translations are accurate. We have designed our quality control system to allow each team member to perform their functions in real time, supporting each other’s specialised functions, checking each other’s work, sharing terminology databases and research. Continuous process improvements are built in. Our project management system adapts to the needs of any project, bringing in different and complementary skill sets as required.

How do you enforce confidentiality? +

We recognise that legal translations require absolute confidentiality. Every team member who handles your document signs (1) an in-house corporate non-disclosure agreement, and (2) a project-by-project confidentiality agreement. Our project management system allows us to control exactly who has access to your documents, and levels of access are adjusted according to the role of the authorised team member.

Is a more expensive translation necessarily a better one? +

In this industry, as in many others, it is usually true that you get what you pay for. When hiring a reputable company (like Universal Language Solutions Ltd) for a translation project, you are paying for their extensive resources and experience. If you care about the quality of your project, you should care about the quality of the translation. A poorly-executed translation will do more than just confuse its intended recipients, it might also destroy your professional reputation.

Sworn or certified translations? +

Yes. Universal In the UK, the sworn translation is purely theoretical whereas it is typically the principal term used overseas for official translations. The UK equivalent is simply referred to as a ‘Certified Translation’ and this is what the main UK authorities and institutions will require as part of an application.

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We've worked with Universal Language Solutions on a number of web projects for the last few years now and have no hesitation in recommending them to supply fast and accurate translations across multi-languages. Offering a friendly and professional service they are a pleasure to work with.

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